Компетенція нотаріальних органів - це сукупність встановлених законом прав і обов'язків (повноважень) нотаріальних органів та посадових осіб по здійсненню покладених на них Законом задач. Наприклад, до компетенції нотаріальних органів входить посвідчення угод, а також входять всі дії, які повинен здійснити нотаріус для посвідчення цих угод:
- витребування документів;
- перевірка законності угоди;
- перевірка дієздатності осіб та їх дійсного волевиявлення;
- вчинення самої нотаріальної дії, але тільки після того, як всі підготовчі дії виконані.
Таким чином, в поняття компетенція нотаріального органу входить вся сукупність повноважень нотаріуса. А в науці управління, а також в адміністративному, державному праві та інших галузях права повноваження розглядаються як складова частина компетенції та статусу органу, посадової особи, особи, що виконує управлінські функції в організації, а також деяких інших осіб, які реалізують функції передбачені для них законодавством.
У зв'язку з цим повноваження є правом та одночасно обов'язком відповідного суб'єкту діяти в певній ситуації таким чином, як передбачено законом чи іншим правовим актом. Повноваження передбачає його належне виконання згідно із принципом законності.
Тому для визначення компетенції конкретного нотаріального органу ще недостатньо знати коло питань, які віднесені до повноважень нотаріальних органів взагалі. В зв'язку з цим ми можемо поділити компетенцію на два види: предметну та територіальну.
Предметна компетенція - це розмежування нотаріальних дій між різними нотаріальними органами з урахуванням виду і роду цих дій. Наприклад, свідоцтво про право на спадщину видає тільки державний нотаріус.
З поняттям територіальної компетенції пов'язано розмежування кола дій між нотаріальними конторами з урахуванням території її діяльності.
За загальним правилом ст. 41 Закону - нотаріальні дії вчиняються будь-яким нотаріусом чи посадовою особою органів місцевого самоврядування, в приміщенні державної нотаріальної контори, в державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, чи приміщенні органів місцевого самоврядування. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями.
Крім територіальних обмежень, правовий статус нотаріуса та посадової особи виконавчого комітету сільської, селищної, міської Рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, не дозволяє вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом» або працівників даного виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. Посадові особи, перелічені у статті 40 цього Закону, не вправі посвідчувати заповіти та доручення на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка або своєї дружини, його (її-) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених цією статтею правил, є недійсними (ст. 9 Закону).
Але в разі необхідності вчинити нотаріальну дію відносно себе особі, яка займає посаду нотаріуса у невеликому містечку, де немає інших державних нотаріальних контор або приватних нотаріусів, що ускладнює його правове положення, то в цьому випадку нотаріальне провадження має вчиняти уповноважена на вчинення нотаріальних дій посадова особа виконавчого комітету.
Відповідно до ст. 34 Закону у державних нотаріальних конторах та поза вказаними приміщеннями вчиняються такі нотаріальні дії:
1) посвідчуються угоди (договори, заповіти, доручення, шлюбні контракти та інші);
2) засвідчується вірність копій документів та виписок з них;
3) засвідчується вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;
4) засвідчується справжність підпису на документах;
5) посвідчується факт перебування громадянина в певному місці;
6) посвідчується факт, що громадянин є живим;
7) посвідчується тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;
8) посвідчується час пред'явлення документа;
9) передаються заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам та видаються свідоцтва про передачу такої заяви;
10) видаються дублікати документів, що зберігаються у справах нотаріальної контори;
11) приймаються в депозит грошові суми та цінні папери;
12) вчиняються морські протести; *
13) видаються свідоцтва про право на спадщину;
14) видаються свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;
15) видаються свідоцтва про придбання жилих будинків з прилюдних торгів;
16) вчиняються виконавчі написи (на документах, що встановлюють заборгованість);
17) вчиняються протести векселів;
18) пред'являються чеки до платежу і посвідчуються несплати чеків;
19) вживаються заходи до охорони спадкового майна;
20) накладаються заборони відчуження нерухомого майна;
21) приймаються документи на зберігання.
В державних нотаріальних архівах видаються дублікати і засвідчується вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах цих архівів (ст. 35 Закону).
