Столична юстиція у рамках правопросвітницької кампанії «Я МАЮ ПРАВО!» консультує: вчинення будь-якої нотаріальної дії завжди починається з встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, відповідно, є обов’язковим правилом для кожного нотаріуса. При цьому нотаріус повинен пересвідчитися, що саме відносно цієї особи вчиняється нотаріальна дія. Не допускається вчинення нотаріальної дії у разі відсутності осіб - її учасників або їх уповноважених представників.
Встановлення особи здійснюється за документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії.
Відповідно до норм чинного законодавства до документів, які встановлюють особу відносять: паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідчення члена екіпажу, посвідку на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.
При цьому посвідчення водія, особи моряка, особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів. Таким чином, вважається, що документи, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, є різними залежно від того, яка саме нотаріальна дія підлягає вчиненню.
Відповідно до частини п’ятої глави 3 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України документом, що встановлює особу віком до 14 років, є свідоцтво про народження за умови підтвердження батьками (одним із батьків) того, що ця особа є їхньою дитиною.
З набранням чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо документів, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус, спрямованих на лібералізацію Європейським Союзом візового режиму для України» від 14.07.2018 №1474-VІІІ, кожен громадянин України, який досяг чотирнадцятирічного віку, зобов’язаний отримати паспорт громадянина України, який видається на чотири роки. Отже, при вчиненні нотаріальних дій встановлення особи неповнолітніх громадян України здійснюється на підставі паспорта громадянина України.
Паспорт громадянина України є належно оформленим, якщо він відповідає вимогам постанови Верховної Ради України від 26.06.1992 року
№ 2503-ХП «Про затвердження положень про паспорт громадянина України, про свідоцтво про народження та про паспорт громадянина для виїзду за кордон». При перевірці паспорта громадянина України нотаріус повинен звернути увагу на всі реквізити, які передбачені цим законом, оскільки неправильне заповнення паспорта, внесення записів, не передбачених зазначеним Положенням, відсутність печаток, які повинні бути проставлені, та інше є неналежним оформленням документа. Паспорт, у якому відсутні фотокартки при досягненні 25- та 45-річного віку, є недійсним.
Слід також зауважити, що пунктом 18 положення "Про паспорт громадянина України" встановлено, що для одержання, обміну паспорта і вклеювання до нього нових фотокарток громадянин подає документи і фотокартки не пізніш як через місяць після досягнення відповідного віку або зміни (переміни) прізвища, імені чи по батькові, встановлення розбіжностей у записах або непридатності паспорта для користування. Тобто з моменту зміни прізвища або виповнення особі 25 чи 45 років паспорт є дійсним ще протягом одного місяця, а тому нотаріус може приймати такий паспорт у зазначений період для вчинення нотаріальних дій.
Існують випадки, коли до нотаріуса може звернутися іноземний громадянин та/або особа без громадянства. Згідно зі статтею 1 Закону України "Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства", особою без громадянства є особа, яку жодна держава відповідно до свого законодавства не вважає своїм громадянином.
Згідно з положеннями зазначеного закону особи без громадянства також можуть отримувати посвідки на проживання в Україні, отже, їх особу можна встановлювати за такими посвідками.
Необхідно мати на увазі, що згідно з пунктом З Правил в'їзду іноземців та осіб без громадянства в Україну, їх виїзду з України і транзитного проїзду через її територію, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.1995 року № 1074, іноземці та особи без громадянства, які перебувають в Україні, зобов'язані мати паспортний документ, яким є документ, що підтверджує громадянство іноземця або посвідчує особу без громадянства, виданий уповноваженим органом іноземної держави або статутною організацією ООН, дає право виїзду за кордон і визнаний Україною.
Взагалі, перевірка документа, за яким встановлюється особа, це один з найважливіших етапів вчинення нотаріальної дії, а тому дуже важливо уважно дослідити відповідність документа, що посвідчує особу, нормам законодавства. Адже незначна розбіжність може бути не помилкою, допущеною органом, що видав паспорт, а явною ознакою підробленого документа.
