Київська міська державна адміністрація
Інформація про систему обліку документів, види інформації в Дарницькій районній в місті Києві державній адміністрації
Реєстрація документів в Дарницькій районній в місті Києві державній адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції з діловодства Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації.
Відділ організації діловодства Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації (далі-адміністрація) відповідно до покладених на нього завдань, забезпечує єдиний порядок діловодства і роботи з документами в адміністрації відповідно до Положення про відділ організації діловодства, Інструкції з діловодства адміністрації, Регламенту адміністрації, інших нормативно-правових документів.
Вхідна службова кореспонденція, що надходить до адміністрації на ім'я голови або заступників голови адміністрації приймається і опрацьовується відділом організації діловодства адміністрації, вводиться до бази даних електронної системи обліку та контролю "Документ", і в той же день передається на розгляд голові, першому заступнику та заступникам голови згідно з розподілом обов'язків. Реєстрації підлягають закони України, акти та доручення Президента України, акти та доручення Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, рішення Київської міської ради, рішення колегії виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпорядження Київського міського голови, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), протокольні доручення голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, протокольні доручення Головних управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), окремі доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення голови Київської міської державної адміністрації, доручення голови першого заступника та заступників голови Київської міської державної адміністрації, листи від Головних управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), запити і звернення народних депутатів України, депутатів Київської міської ради, документи, що надходять із органів прокуратури всіх рівнів та правоохоронних органів, розпорядження Дарницької районної в місті Києві адміністрації, рішення колегій Дарницької районної в місті Києві адміністрації, протоколи доручень громадських слухань, протоколи доручень апаратних нарад у голови Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації, доручення та окремі доручення голови Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації та листи від організацій, установ, підприємств. Термінові документи реєструються та передаються на розгляд негайно.
Реєстраційні дані обліку вхідних документів:
- Вхідний номер та дата реєстрації
- Номер кореспондента та дата
- Кореспондент
- Вид документа
- Тема
- Короткий зміст документа
- Лист розсилки
- Контрольний строк
Передача документів на виконання в структурні підрозділи після розгляду головою адміністрації, першим заступником голови та заступниками голови адміністрації, керівником апарату адміністрації здійснюється під розписку у реєстраційних картках видачі службової кореспонденції.
Вхідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім'ї, молоді та спорту, управлінні з питань надзвичайних ситуацій, управлінні охорони здоров'я, управлінні освіти, управлінні житлово-комунального господарства, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управління здійснюється у журналах реєстрації вхідної кореспонденції.
Звернення громадян від фізичних осіб, які надходять до Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації на ім'я голови, першого заступника, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації, приймаються, реєструються та опрацьовуються відділом роботи із зверненнями громадян в установленому порядку відповідно до Закону України "Про звернення громадян" із застосуванням комп'ютерної програми «Приймальна громадян» (розроблена з урахуванням класифікатора питань звернень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 №858 зі змінами та доповненнями). Діловодство за зверненнями громадян у Дарницькій районній в місті Києві державній адміністрації ведеться окремо від загального діловодства відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (із змінами і доповненнями) «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» та «Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242.
Відповіді та інформації за результатом розгляду звернень громадян за підписом голови, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації реєструється у відділі роботи із зверненнями громадян в день надходження. Оригінали звернень (чи доручень органів вищого рівня з копіями звернень з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення формуються відділом роботи із зверненнями громадян у справи у хронологічному порядку відповідно до «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації». Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ відділу роботи із зверненнями громадян (як правило -п'ять років). Після закінчення встановленого терміну зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
Звернення громадян, що надходять на ім'я керівників підрозділів райдержадміністрації, які мають статус юридичної особи, реєструються та опрацьовуються у зазначених підрозділах відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (із змінами і доповненнями) «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».
Запити на інформацію від фізичних осіб реєструються та опрацьовуються відділом роботи із зверненнями громадян в автономній системі документообігу «Приймальна громадян», відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації» та «Примірного порядку оформлення, подання та розгляду запитів на інформацію в усній, письмовій або в іншій формі», затвердженого розпорядженням Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації від 18.07.2011 №333.
Вихідна кореспонденція за підписом голови адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату адміністрації реєструється у відділі організації діловодства адміністрації в день надходження, копії листів формуються у справи згідно з номенклатурою справ і зберігається у відділі організації діловодства адміністрації та відділі контролю адміністрації до передачі їх в архів.
Вихідна кореспонденція у структурних підрозділах адміністрації, які мають статус юридичної особи, а саме: у службі у справах дітей, управлінні праці та соціального захисту населення, відділі у справах сім'ї, молоді та спорту, управлінні з питань надзвичайних ситуацій, управлінні охорони здоров'я, управлінні освіти, управління житлово-комунального господарства, управлінні культури, туризму та охорони культурної спадщини та фінансовому управлінні здійснюється у журналах реєстрації вихідної кореспонденції.
Реєстраційні дані обліку вихідних документів:
- Реєстраційний номер та дата
- Виконавець
- Кореспондент
- Вид документа
- Тема
- Короткий зміст документа
Розпорядження Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених законодавством України.
Підписані головою адміністрації розпорядження реєструються відділом організації діловодства адміністрації в комп'ютерній базі даних розпоряджень «Документ» в установленому порядку з обов'язковим, в кінці діловодного року, оформленням журналу реєстрації розпоряджень адміністрації Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації.
Головний розпорядник готує перелік для розсилки розпоряджень адміністрації та забезпечує відправлення копій розпоряджень адміністрації відповідно до розрахунку розсилки.
Реєстраційні дані обліку розпоряджень Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації:
- Реєстраційний номер та дата реєстрації
- Подавач
- Вид документа
- Тема
- Короткий зміст документа
Розпорядження Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу, підписані головою адміністрації реєструються відділом з питань кадрової роботи та державної служби в журналі реєстрації розпоряджень Дарницької районної в місті Києві державної адміністрації з особового складу.